研究生会各部门文档材料的收集管理是提高和完善研究生会制度的重要环节，有利于自身的体制建设和发展，只有不断总结经验，有所发现，有所发展，有所创造，才能有所前进，因此各部门需按时按规定向书处上交材料。现各部门材料收集管理要求如下：

一、各部门需上交材料包括：

1、活动策划书

2、活动总结

3、月工作计划及总结

4、学期工作计划及总结

5、个人学期工作总结

6、活动通讯稿及新闻稿

7、会议纪要及新闻稿

8、各部门规章制度

二、材料递交时间

1、活动策划书：活动实施前1个月

2、活动总结：活动结束1周内

3、月工作计划及总结：每月25日晚上10之前

4、学期工作计划及总结：放假前15天上交

5、个人学期工作总结：放假前15天上交

6、活动通讯稿及新闻稿：活动结束后24小时内

7、会议纪要及新闻稿：会议结束后24小时内

8、各部门规章制度：本学期放假前

以上材料统一发到秘书部公共邮箱：cdcmishuchu@163.com

备注：发送邮件标题请写成：研究生会+*****部+（工作计划、工作总结、活动策划、新闻稿等）。

三、材料上交形式：纸质版、电子版各一份。（会议记录单除外）              

文件规格：

    1、一级标题： 宋体、三号、加粗、居中

    2、副标题：   宋体、小三号、加粗

    3、二级标题： 宋体、小三号、加粗

4、正文：   宋体、四号、首行缩进2个字符、行间距1.5倍。

电子版：统一做成文件夹形式。1、总文件夹一个（注明文件夹标题：例：某某部门10月工作材料）2、总文件夹中小文件夹各自注明内容（例：秘书部工作计划、秘书部工作总结）

备注：各部门设专人保管本部门材料，重要材料进行备份。秘书部负责接受各部门材料，对所交材料进行有序的记录和整理，双管齐下提高材料安全性。

四、详细材料内容包括：

1、工作计划：

1）、对下个月或下学期的工作展望和计划（要求：根据各部门实际情况认真写，要写出下个月或下学期的具体事项和事项的如何开展等等。）

2、工作总结：

  1）、常规工作。开展状况、结果。（详尽材料）。

  2）、如果是活动。按照时间先后顺序排列，必须包括活动策划、活动内容、活动总结（图文并茂）完整材料。

  3）、通过活动，部门表现的有哪些不足之处、缺点和表现优秀的地方。

  4）、对部门建设的意见或者建议(不强求必须写)。

备注：工作总结和工作计划的具体内容如下：开头请以较有文采的语句简短的介绍部门的总体工作概况；主体部分请详细的分段介绍部门开展（或计划）的每项工作，突出本月的特色活动或工作重点，总结中请在介绍之后写上对于活动或工作的优势和不足之处。结尾部分请写出工作的收获，活动的意义和未来展望，以一段话收尾。凡是工作总结、活动总结，请尽量文图并茂。

3、活动策划书

  1）、活动策划书的内容包括：活动背景、活动目的、活动日期、活动地点、主办单位、承办单位、前期准备、活动流程、活动人员安排、经费预算等。

  2）活动步骤：前期准备    活动实施    后期总结  

4、活动总结（具体应包括以下内容）

1）、活动概述及流程。

2）、活动的优点及不足。

3）、活动的结果及意义。

备注：此上工作材料请各部门按照要求认真呈报，并按时发到秘书部公共邮箱，审查不合格要重新写。请各副主席督促所管部门材料汇总情况。请各部门工作人员在写材料之前，认真阅读此要求，以免遇到不必要的失误。

中国疾病预防控制中心研究生会